Trong xu thế hiện đại hóa và toàn cầu hóa hiện nay bất kể mọi ngành nghề, kể cả ngành y tế hợp tác quốc tế cùng nghiên cứu phát triển là nhu cầu không thể thiếu để đạt được các kết quả mong đợi của mỗi bên nhưng thực tế các cuộc tiếp xúc ngoại giao vẫn còn lúng túng trong giới thiệu, tự giới thiệu và xử lý tình huống ngoại giao chuẩn mực. Bài viết này nhằm giới thiệu một số nguyên tắc và nghi thức ngoại giao quốc tế để cùng chia sẻ và rút kinh nghiệm.

Thông thường đánh giá của khách về hoạt động mà họ được mời căn cứ trên những cuộc gặp gỡ mà họ có thể tiến hành ở đó. Họ có được giới thiệu với những người chưa quen biết trước không? Họ có được tiếp cận những người nổi tiếng không? Họ sẽ cảm thấy thoả mãn hơn nữa khi ra về, họ có thêm bạn mới, có những quan hệ hữu hiệu hơn với giới tri thức cũng như giới kinh doanh chính nhờ một người trung gian đóng vai trò móc nối và tạo ra cái gì đó và chính cái đó đôi khi lại trở thành công cụ quyết định số phận cũng nên.

Thông thường đánh giá của khách về hoạt động mà họ được mời căn cứ trên những cuộc gặp gỡ mà họ có thể tiến hành ở đó. Họ có được giới thiệu với những người chưa quen biết trước không? Họ có được tiếp cận những người nổi tiếng không? Họ sẽ cảm thấy thoả mãn hơn nữa khi ra về, họ có thêm bạn mới, có những quan hệ hữu hiệu hơn với giới tri thức cũng như giới kinh doanh chính nhờ một người trung gian đóng vai trò móc nối và tạo ra cái gì đó và chính cái đó đôi khi lại trở thành công cụ quyết định số phận cũng nên. Trong những hoạt động công cộng cũng như riêng tư, việc giới thiệu khách với nhau tạo nên nhân tố chủ yếu cho thành công. Nó thậm chí là trung tâm của sự giao tiếp và nếu không có nó, sự giao tiếp đó, nếu không nói là bị bỉ quên thì cũng bị bỏ mặc cho may rủi. Chủ động làm quen trước hết là trách nhiệm của chủ nhân nhưng cũng là trách nhiệm của cán bộ lễ tân, anh ta phải thực thi trách nhiệm đó và đôi khi phải trực tiếp can thiệp. Như vậy, người cán bộ lễ tân sẽ thể hiện sự lịch thiệp của chủ nhân và làm tăng thêm uy tín của ông ta.

Giới thiệu ngắn gọn

Tạo điều kiện để mọi người làm quen với nhau là một công việc quan trọng, một chức năng trực tiếp và chủ yếu để một hoạt động diễn ra tốt đẹp, dù hoạt động đó là chính thức hay riêng tư. Cử chỉ gần gũi ấy diễn ra như một thời điểm bản lề, đánh dấu bước đầu của một hoạt động. Nhưng thời gian giới thiệu bao giờ cũng hạn chế. Bởi vậy, nên sử dụng thời gian đó sao cho tốt nhất để luôn luôn phục vụ cho mục tiêu giao tiếp. Bởi vấn đề là làm sao cho việc trao đổi giữa những người có mặt được thuận tiện, nên ta ưu tiên cách thức nào có hiệu quả và nhanh chóng: một động tác phá vỡ sự im lặng” phải ngắn gọn.

Hình 1

Thông lệ là nêu lần lượt tên và chức danh mọi người. “Thưa ngài thị trưởng, tôi xin giới thiệu với ngài ông Robert Morrissette, giám đốc…”. Sau đó, ta nói tiếp: “Thưa ngài Morrissette hoặc thưa ngài giám đốc, tôi xin giới thiệu ngài thị trưởng hoặc ông X, thị trưởng…”

Quy tắc này đôi khi cũng được dùng sử dụng để giới thiệu chính thức hai nhân vật cùng cấp chẳng hạn hai quốc trưởng hoặc hai đại sứ, với lý do là trong thời điểm ta đang sống mọi thứ, mọi hoạt động xã hội đều được tính bằng giây, bằng phút. Điều quan trọng là từ nay về sau phải làm được đến mức tối đa trong một thời gian tối thiểu mà vẫn tốt. Vậy không cần phải nhắc thêm chức danh và tên khi đảo người được giới thiệu với người cần được giới thiệu. Mục tiêu là làm sao cho họ biết ai với ai, nên người ta chỉ cần nói: “Thưa ngài thị trưởng, tôi xin giới thiệu ông Robert Morrrissette, giám đốc… Cách thức này đã hàm ý: “Thưa ngài Morrissette, tôi xin giới thiệu ngài thị trưởng” và như vậy đã đủ để làm tròn trách nhiệm rồi. Không nên do dự khi phải điều chỉnh lối giới thiệu trong chừng mực vẫn có thể đạt được mục tiêu cần làm. Để cho ngắn gọn hơn, ta có thể bằng một cử chỉ hướng tay về phía ông Morrissette và nói một cách giản đơn: “Ngài Morissette, giám đốc”.

Hình 2

Để làm cho việc giới thiệu nhanh hơn khi nhiều người cần giới thiệu đang xếp hàng đợi, hoặc quên không nhớ tên người đó thì chỉ cần nêu chức danh thôi cũng được: “Thưa ngài thị trưởng tôi xin giới thiệu với ngài ông giám đốc…” hoặc giả: “Thưa ngài thị trưởng: ông giám đốc…” hoặc cho trực tiếp hơn ta nói kèm theo cử chỉ của bàn tay: “Ông giám đốc…”. Việc nêu thêm họ tên là cách làm tốt nhất, vì mọi người đều rất nhạy cảm với cách xưng hô này. Trong những cuộc họp có số lượng ít người, nhất là ta tiếp tại nhà, bằng bất cứ giá nào cũng làm như thế. Điều đó, làm khách thoải mái mà chủ nhà cũng hoàn thành việc giới thiệu của mình. Tuy nhiên, nếu phải lựa chọn giữa nêu chức danh và tên, thì nêu chức danh tốt hơn, đặc biệt đấy là một hoạt động chính thức hoặc hoạt động làm ăn. Tuy nhiên, khách được mời do chức vụ họ giữ trong xã hội hoặc do nghề nghiệp của họ, thì nêu chức danh khi giới thiệu là đủ.

-Giới thiệu người có chức danh gây chú ý đối với người có chức vụ tương tự, nhất là có khách nước ngoài;

-Giới thiệu chức danh làm cho thuận tiện việc chọn người nói chuyện có lợi nhất cho mình;

-Giới thiệu chức danh sẽ giúp khơi mào câu chuyện;

-Với chức danh của đương sự, ta có thể dễ dàng hỏi họ tên ông ta hơn và tạo ra cảm nghĩ rằng ta quan tâm đến người đó với tư cách cá nhân chứ không chỉ chức vụ;

-Thật không lịch thiệp nếu phải nêu chức danh khi mà bản thân người đó đã được biết đến, và như vậy chứng tỏ rằng sự nổi danh của người này chỉ là tương đối mà thôi. Trong quan hệ thân tình, chức danh ít quan trọng.

Chính vì những lý do cá nhân mà người ta lui tới nhau, bởi vậy ta chỉ cần giới thiệu một cách giản đơn: “Thưa bà Lafleur, tôi xin giới thiệu với bà ông Lafortune” và thêm vài lời đủ giúp cho hai người nói chuyện được với nhau: “Bà Francoise từng học kinh tế như ông, nếu tôi nhớ không lầm”, hoặc tiếp nữa là “Tôi nghĩ rằng cả hai người đều ham mê bóng đá”. Bằng những chỉ dẫn đại loại như thế, hai người mà ta vừa giới thiệu tiếp nhận sự khơi mào cho việc trao đổi đầu tiên của họ. Nếu giới thiệu một đôi vợ chồng thì sao? Có hai khả năng: “Thưa bà bộ trưởng, tôi xin giới thiệu với bà ông Robert Morrissette, giám đốc... và phu nhân”. Lúc giới thiệu điều quan trọng là phải nhớ rằng từ nền văn hoá này sang nền văn hoá khác, họ tên một người, không phải theo cùng thứ tự như nhau. Chẳng hạn, tiếng Pháp cũng như tiếng Anh ta đặt tên trước họ. Chính vì vậy mà một người tên là Pierre Lafleur phải được giới thiệu là ông Lafleur chứ không nói là ông Pierre. Ở nhiều nước như Trung Quốc, Campuchia cũng như Việt Nam, họ được đặt trước tên.

Hình 3

Thứ bậc trong giới thiệu

Theo thói quen thông dụng nhất thì người ít quan trọng phải được giới thiệu với người quan trọng hơn: cấp dưới với câp trên, người trẻ với người già hơn, người sở tại với khách tới thăm, bạn bè thân thiết với những người thân hơn và người mới tới với người tới trước. Những nguyên tắc đó đan chéo nhau, phải được áp dụng tuỳ theo mỗi hoàn cảnh. Vua chúa một nước, tổng thống, thủ tướng là nhân vật hàng đầu, bởi thế không cần thiết phải giới thiệu. Cuộc sống hàng ngày vốn đã làm họ nôit tiếng hoặc chí ít thì những người bình thường cũng đã nhận ra họ ngay. Theo phép lịch sự nên giới thiệu nam giới với phụ nữ, ngoại trừ chính sách, quốc trưởng hay thủ tướng , chức sắc giáo hội, bộ trưởng, đại sứ, thậm chí cả khách danh dự trong hoạt động mà ta tham gia: “Thưa ngài thủ tướng, tôi có thể giới thiệu với ngài bà Elizabeth Matthieu” hoặc giả “bà giám đốc…”. Theo phép lịch sự người tiếp đón và người được giới thiệu có nghĩa vụ giơ tay ra bắt. Nhưng thông thường phụ nữ chủ động giơ tay cho người đàn ông bắt.

Tự giới thiệu

Cũng như việc chủ nhân lịch sự phải lo sao cho các khách mời được giới thiệu với nhau, thì khách cũng phải chủ động đừng ngại ngần tự giới thiệu nếu bản thân khách thấy cần, chẳng phải là theo quy định thì người đến sau vào phòng tự giới thiệu với những người đến trước rồi sao. Vả lại, nếu cứ đứng ở một góc ra chiều nghĩ ngợi và im lặng tạo ra cảm giác như mình buồn chán với cuộc tiếp chỉ chứng tỏ mình thiếu lịch thiệp. Chúng ta phải hoà nhập với mọi người , chào hỏi những người ta đã biết và bắt quen với người mới lạ. Điều đó chả có lỗi gì hết. Việc tiếp xúc lẫn nhau chẳng phải là mục đích đầu tiên của mọi hoạt động xã hội đó sao? Nếu như hoàn cảnh không cho phép ta được giới thiệu với những khách mời khác thì ta phải tự làm lấy. Việc quan trọng nhất đối với ta là “ sự thành công” trong hoạt động mà ta tham gia. Bằng cách nào? Ta tiến lại gần và nói: “Xin chào (buổi sáng hay buổi tối), tôi tin rằng chúng ta đã không được giới thiệu phải không?” và chìa tay ra, nói thêm: “Tôi tên là…” Ta nói đủ họ tên chứ đừng nói tên không thôi và ta cũng đừng thêm “ông” hay “bà” gì cả. Theo thói quen thì người được chào trả lời ngay bằng cách tự giới thiệu lại. Nếu thấy có lợi, ta tiếp tục nêu chức danh và thế là cuộc nói chuyện được tiến hành. Cho nhanh gọn hơn, ta chỉ cần chìa tay và xưng danh, như ta làm để chào khách cùng bàn ta ngồi. Công thức “ hân hạnh được gặp một người như ngài”, kèm theo tên người mà ta muốn giới thiệu với một người khác quá ư trịch thượng, nên thực ra không phải là công thức lịch thiệp, hơn nữa đó là cách sao chép từ tiếng Anh. Ta cũng không nên do dự tự giới thiệu với một người dường như đã quên ta bằng cách nhanh chóng và dứt khoát nêu họ tên người đó, nhắc lại (nếu thấy cần thiết) hoàn cảnh của cuộc gặp mặt mới đây nhất hoặc mối quan hệ giữa ta và họ. Bằng cách ấy, ta tránh được cảm giác khó chịu vì bị người ta không nhận ta dù chỉ sau có vài phút vừa nói chuyện, nhất là trước mặt những người khác.

Hình 4

Việc đón tiếp các nhân vật quan trọng

Với một nhân vật quan trọng tham gia một hoạt động thì bản thân nó đã mang một thông điệp nhất định. Nếu không phải thế thì vì sao, trong phần lớn các trường hợp chúng ta phải tìm mọi cách, đôi khi nhờ cả sự can thiệp của người thứ ba và mất khá nhiều thời gian để mời được nhân vật đó đến? Bởi vậy, đương nhiên phải dành cho nhân vật đó một sự quan tâm tương ứng với vai trò của ông ta. Trước tiên phải lo việc thông báo trước cho nhân vật đó về diễn biến của hoạt động bằng cách gửi trước chương trình. Thậm chí dù chưa hoàn hảo, ta cũng nên chuyển cho nhân vật đó một dự thảo chương trình càn sớm càng tốt. Cách làm này sẽ làm cho ông ta yên tâm rằng vai trò của ông ta đúng như những mong đợi đã được biểu lộ với ông để nếu cần ông có thể gợi ý một vài thay đổi. Chương trình càng được biết sớm, những thêm thắt càng dễ và những sửa đổi bực mình vào phút chót vốn thường có càng ít xảy ra. Tiếp sau dự thảo chương trình, vài ngày trước hoạt động hay ngày hôm trước hoặc cùng ngày, ta gửi tiếp bản cuối cùng. Như vậy, nhân vật đó sẽ làm quen với trách nhiệm đặc biệt của mình. Nếu những nhân vật khác cũng phải được chú ý đặc biệt nhưng thuộc hạng hai thôi, thì cũng nên xử sự tương tự với họ, mặc dù chỉ cần gửi cho họ bản cuối cùng là đủ rồi.

Trong ngày “N”, để tỏ ra thận trọng và cung kính ta nên gặp người đó tại phòng làm việc, tại khách sạn hoặc nhà riêng để đảm bảo người đó sẽ đến, như thế mới tránh được những chậm trễ có thể gây hậu quả không hay đối với tiến trình của toàn bộ hoạt động. Ngay khi vào nhà, khách danh dự phải được chăm lo chu đáo ngay để khách khỏi phải xếp hàng đợi gửi mũ hoặc áo chẳng hạn. Chúng ta nên nhớ một trong những chức năng của lễ tân là làm sao để mọi người hành động đúng vai trò ta mong đợi ở họ. Vấn đề là thông qua kiểm tra những chi tiết nhỏ ta sẽ giúp cho những nhân vật lớn hoặc những nhân vật nổi danh ngày hôm đó xử sự theo đúng vị trí của họ trong xã hội, hoặc theo đúng vị trí họ nhất thời giữ vì hoạt động được tổ chức dành cho họ hoặc vì việc họ tham gia làm tăng tầm quan trọng của hoạt động. Ta sẽ không hoàn thành nhiệm vụ nếu như sau khi đã cố mời một vị bộ trưởng, một nhà văn hoặc một nhà thể thao nổi tiếng đến, sau khi đã báo cho tất cả khách mời về sự có mặt của vị đó hoặc đã chỉ rõ sự chủ trì danh dự của vị đó đợi chờ trong đám đông khách đến hoặc đi lại như một người vô danh trong đám khách. Như thế sẽ có mâu thuẫn giữa điều đã được loan báo với điều diễn ra. Bản thân khách mời cũng không thoải mái vì trong hoàn cảnh như thế, ông ta cũng không biết nên tỏ thái độ ra sao.

Hình 5

Vậy thì chủ sẽ dẫn khách danh dự tới một địa điểm đặc biệt: phòng khách, phòng làm việc hoặc bất cứ phòng nào được sắp đặt trước cho mục đích ấy để khách gửi lại đồ cá nhân, nghỉ một chút, chải lại đầu, trừ phi đúng như dự kiến trong kịch bản, vị khách đó cần hoà nhập ngay vào khách mời. trong trường hợp này, cần dự tính người lo gửi đồ cá nhân của khách. Nếu cử toạ đông, trên 150 khách mời chẳng hạn và không có việc xếp hàng giới thiệu, cũng nên tập trung những nhân vật quan trọng trong một phòng riêng để giới thiệu khách danh dự với họ. Nhất là những quý bà và quý ông có vai trò quan trong buổi lễ chẳng hạn như: Phát biểu, giới thiệu một giải thưởng, hoặc cắt băng khánh thành. Như thế ta không chỉ bảo đảm là tất cả các nhân vật đó đến mà còn có thể đi sâu vào phần chính thức của hoạt động sau khi đã cùng họ xem xét kịch bản một lần cuối. Nếu không làm như thế, ta rất có nguy cơ phải khó nhọc tìm kiếm họ trong đám đông, tìm được người này lại mất người kia, trong khi còn phải tìm người khác nữa. Trong mọi trường hợp đều phải quan tâm tới khách danh dự, dù ông ta ở trong một nhóm nhỏ hay trong đám đông khách mời. Cũng cần nhắc thêm rằng người ta thường thay đổi cách cư xử khi tham gia vào một hoạt động xã hội chính thức. Một nhà chính trị có tiếng, một tài tử điện ảnh hoặc một ca sĩ nổi tiếng cũng có khi bị một đám đông tự nhiên vây quanh vì hâm mộ đến mức cần phải có các biện pháp an ninh, cũng có khi chính họ lại bị lẻ loi giữa hàng trăm người. Vì sao vậy? Vì chính khách mời nhìn nhận như thế, và trong những hoạt động có nghi lễ chính thức, họ thường có thái độ thận trọng không lại gần nhân vật quan trọng nếu không được phép. Thường do sợ phạm một điều thất thố, nên những người không có phận sự tìm cách tránh mọi hành động không cần thiết.

Nếu không dự tính việc phải quan tâm, chú ý tới khách danh dự thì thường xảy ra tình trạng phiền lòng cho họ và cho cả người khác. Đó là tình cảnh khách danh dự bị cô độc, cứ như thể có một cái vòng ma thuật cách ly ông ta với mọi người. Quả vậy, biết bao lần ta đã chứng kiến một vị diễn giả của bữa tiệc - toạ đàm bị cô đơn trong số hàng tá người ở bàn danh dự đang uống khai vị trong một phòng khách nhỏ, vì chẳng ai dám lại gần vị đó.

Thường thường khi khách danh dự bao giwof cũng được mọi người vây quanh, nhưng bởi những ai? Bởi những người thân quen đã từng có dịp gặp vị này, bởi những vị khách quấy rầy hoặc những kẻ liều lĩnh chai dạn. Khách danh dự sẽ không có cảm giác khó chịu ví như có một người nào đó được chỉ định rõ ràng, thường là vị chủ nhân đi cùng với khách, tránh cho khách phải chịu cảnh như tù binh hoặc tạo thuận lợi cho khách tiếp xúc với càng nhiều người càng tốt. Những cử chỉ đó, những sự chăm sóc đó không chỉ là việc làm lịch sự mà còn tạo thuận lợi cho việc giao tiếp và hiểu đúng thông điệp mà sự có mặt của nhân vật đó đem lại.

Sai sót của cán bộ lễ tân

Cán bộ lễ tân, lúc làm chức năng trung gian trong việc giới thiệu khách, thường phải giữ gìn cách ứng xử của mình để hoàn thành tốt nhiệm vụ, đó cũng là một trong những chức năng của người giao tiếp. Một quy tắc lịch thiệp đòi hỏi ta không được nói to ở một cuộc chiêu đãi để khỏi bị chú ý ư? Cán bộ lễ tân, về phần mình, lại phải nói to để những người mà mình giới thiệu được mọi người nghe thấy, thu hút sự chú ý đối với việc mình đang tiến hành. Phải rõ ràng, ngắn gọn: ngay cả một vị tổng thống cũng phải tuân thủ những chỉ dẫn cảu người chủ lễ, vì biết rằng người đó đang giúp mình đóng vai trò nguyên thủ quốc gia. Cán bộ lễ tân thường phải có giọng nói có chút ra lệnh mà vẫn lễ phép. Chẳng hạn để ngắt một cuộc nói chuyện nhằm giới thiệu mọ người. Tuy nhiên, nếu có một quy tắc lịch sự ai cũng biết thì đó chính là quy tắc không được ngắt lời người khác. Dẫu sao cũng phải làm vì cán bộ lễ tân được giao việc đảm bảo diễn biến hoạt động được tốt. Cán bộ lễ tân phải can thiệp để dừng một hoạt động và báo hiệu mở đầu cho một hoạt động khác. Thường thì cán bộ lễ tân đi trước một vị khách quan trọng để dẫn vị đó vào phòng, vượt trước khách chính là để chỉ đường cho khách và dẫn khách đến với những khách mời mà mình phải giới thiệu, hoặc chỉ chỗ cho khách dĩ nhiên là ở hàng ghế đầu hoặc trên bục cử toạ. Cũng phải lấy tay chỉ, trong khi ở đời thường ta biết là không được làm thế 

Các nội dung khác »

---