Để chuẩn bị tiếp nhận và triển khai thực hiện có hiệu quả Dự án Quỹ toàn cầu phòng chống sốt rét vòng 7 (2009-2013), ngày 12/5/2009 Ban Quản lý dự án Viện Sốt rét-Ký sinh trùng-Côn trùng Quy Nhơn đã ban hành Quy chế hoạt động của dự án trong phạm vi địa bàn được phân công quản lý.
Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng Quy chế
Trong quá trình thực hiện Dự án Quỹ toàn cầu phòng chống sốt rét (QTC PCSR) vòng 3 (2005-2008), Ban Quản lý dự án Viện Sốt rét-Ký sinh trùng-Côn trùng Quy Nhơn chưa chủ động trong việc quản lý, điều phối các hoạt động của Dự án tại phạm vi địa bàn được phân công quản lý; chưa tận dụng được nguồn nhân lực của Viện trong việc đẩy nhanh tiến độ hoạt động và giải ngân kinh phí của Dự án.
Việc giao khoán các nội dung cũng như kinh phí hoạt động về các bộ phận (khoa, phòng) làm Ban Quản lý dự án Viện gặp khó khăn trong việc tổng hợp các báo cáo hàng tháng, quý, năm cũng như chậm trễ trong quá trình điều chỉnh, sửa đổi hoạt động và kinh phí hàng tháng; Trưởng Ban Quản lý dự án không kiểm soát được chất lượng chuyên môn do các đoàn công tác nặng về giải ngân hơn là hiệu quả công việc. Dẫn đến hệ quả là Ban Quản lý dự án Trung ương chuyển tiền chậm do không gửi báo cáo kịp thời, đồng thời phê bình Ban Quản lý dự án Viện thiếu linh hoạt trong chuyển đổi và điều chỉnh kinh phí dự án, chất lượng và hiệu quả thực hiện dự án không cao.
Dự án QTC PCSR vòng 7 (2009-2013), Viện được phân công phụ trách toàn bộ 14 tỉnh tham gia dự án trong khu vực miền Trung-Tây Nguyên nên khối lượng công việc rất nặng nề đòi hỏi phải có Quy chế hoạt động để Ban Quản lý dự án Viện làm cơ sở quản lý, điều phối các hoạt động dự án tại đơn vị cũng như các tỉnh dự án trong khu vực đảm bảo tiến độ thực hiện, tiến độ giải ngân cũng như chất lượng & hiệu quả mong đợi của dự án.
Quy chế hoạt động của dự án được xây dựng dựa trên nguyên tắc vừa đảm bảo tính dân chủ, công khai, vừa đảm bảo tính độc lập theo nguyên tắc dự án nhằm thực hiện tốt các mục tiêu của Dự án QTC PCSR cũng như Dự án Quốc gia PCSR nhằm góp phần giảm chết sốt rét, giảm mắc sốt rét, khống chế dịch sốt rét và phát triển các yếu tố bền vững trong phòng chống sốt rét tại các vùng trọng điểm để đến 2015 bệnh sốt rét không còn là vấn đề sức khỏe lớn với cộng đồng.
Quy Chế hoạt động của Ban Quản lý dự án sẽ được thông qua các thành viên trong Ban Chỉ đạo dự án và các Trưởng Khoa, Phòng liên quan trước khi Viện trưởng-Trưởng Ban Quản lý chính thức ký ban hành và áp dụng trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Mục tiêu
1.Giúp Trưởng Ban QLDA chỉ đạo toàn diện, hiệu quả các hoạt động dự án nhằm thực hiện tốt các cam kếttiếp nhận và thực hiện Dự án PCSR vòng 7 do Quỹ toàn cầu tài trợ giữa Ban Quản lý dự án Viện và Ban Quản lý dự án Trung ương.
2.Nâng cao năng lực quản lý tài chính, điều phối nhân lực, chủ động thực hiện và giám sát các hoạt động dự án của Ban Quản lý dự án Viện, đồng thời tránh được các sai phạm trong quản lý dự án.
3.Huy động được tất cả nguồn nhân lực của toàn cơ quan tham gia nhằm đáp ứng các yêu cầu, mục tiêu, nội dung các hoạt động dự án và phạm vi, trách nhiệm của Ban Quản lý dự án Viện trước nhiệm vụ mới.
4.Nâng cao công tác tổng hợp báo cáo định kỳ hàng tháng, điều chỉnh kế hoạch hoạt động và kinh phí kịp thời nhằm đẩy nhanh tiến độ hoạt động và giải ngân kinh phí Dự án.
5.Tạo điều kiện cho tất cả cán bộ các Khoa/Phòng có cơ hội tham gia, đóng góp vào các hoạt động dự án nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn, kỹ năng giám sát công tác phòng chống sốt rét tại thực địa.
Nội dung
Công tác tổ chức, nhân sự:
-Ban Quản lý dự án QTC PCSR Viện Sốt rét-Ký sinh trùng-Côn trùng Quy Nhơn chính thức gồm 5 thành viên được thành lập theo Quyết định số 01/QĐ-QTC ngày6/1/2009 của Viện trưởng Viện Sốt rét-Ký sinh trùng-Côn trùng Quy Nhơn.
-Ban Chỉ đạo dự án QTC PCSR Viện bao gồm 6 thành viên theo Quyết định sốngày20/4/2009 của Viện trưởng Viện Sốt rét-Ký sinh trùng-Côn trùng Quy Nhơn.
-Ban Quản lý dự án có tài khoản riêng, con dấu riêng, Văn phòng làm việc và hoạt động độc lập theo quy định của Ban Quản lý dự án Trung ương.
Trách nhiệm của Ban Quản lý dự án:
-Ban Quản lý dự án Viện chịu trách nhiệm trước Bộ Y tế và Ban Quản lý dự án Trung ương về mọi hoạt động đã ký kết trong Hợp đồng trách nhiệm.
-Ban Quản lý dự án chịu sự điều hành và quản lý trực tiếp của Trưởng Ban Quản lý dự án về mọi hoạt động và kinh phí thực hiện.
-Ban Quản lý dự án trực tiếp lập kế hoạch, điều hành các hoạt động triển khai kể cả hoạt động nghiên cứu, đào tạo, tập huấn, giám sát, tiếp nhận phân phối vật tư, tài sản.
-Ban Quản lý dự án thống nhất với các Khoa, Phòng liên quan về nội dung, quy trình hoạt động chuyên môn trước khi triển khai thực hiện và phối hợp với các Khoa, Phòng tổng hợp, xử lý số liệu và đánh giá kết quả hoạt động sau khi thực hiện.
Trách nhiệm các Khoa/Phòng:
-Tùy theo nội dung, mục hoạt động và yêu cầu dự án; Trưởng Ban Quản lý dự án sẽ phân bổ kinh phí hoạt động phù hợp để các Khoa/Phòng lập kế hoạch thực hiện.
-Các Khoa/Phòng tham gia các hoạt động của Dự án phải đáp ứng các yêu cầu của Ban Quản lý dự án về nội dung & chất lượng chuyên môn theo quy trình đã thống nhất, kế hoạch, thời gian thực hiện, hóa đơn, chứng từ thanh quyết toán.
-Trước khi thực hiện phải có kế hoạch, công văn gửi Ban Quản lý dự án vàđịa phương nơi dự kiến thực hiện hoạt động; sau khi thực hiện phải có báo cáo kết quả thực hiện theo các mẫu báo cáo yêu cầu.
-Các Khoa/Phòng tham gia thực hiện phải chịu trách nhiệm trước Ban Quản lý dự án Viện và các đoàn kiểm tra của Ban Quản lý dự án Trung ương, kiểm tra tài chính, kiểm toán; đoàn giám sát, đánh giá độc lập về các nội dung hoạt động cũng như hóa đơn, chứng từ thanh toán của các Khoa/Phòng thực hiện.
Công tác quản lý và điều hành:
Công tác lập kế hoạch và thực hiện hoạt động:
-Ban Quản lý dự án sẽ lên kế hoạch hàng tháng, hàng quý theo từng mục tiêu hoạt động, Trưởng Ban Quản lý dự án sẽ trực tiếp chỉ định trưởng đoàn và các cá nhân tham gia thực hiện.
-Cán bộ tham gia hoạt động lần trước chỉ được tham gia hoạt động tiếp theo, sau khi đã nộp báo cáo được Trưởng Ban Quản lý dự án phê duyệt và hoàn trả đầy đủ các chứng từ theo đúng yêu cầu của dự án.
-Hàng quý Ban quản lý dự án sẽ có kế hoạch điều chỉnh kinh phí và địa điểm thực hiện gửi Ban Quản lý dự án Trung ương và Trưởng Ban Quản lý dự án Viện.
Công tác đào tạo, tập huấn:
-Tùy thuộc vào yêu cầu và quy mô của từng lớp tập huấn, Trưởng Ban Quản lý dự án sẽ chỉ định các Khoa liên quan tổ chức thực hiện hoặc Ban Quản lý dự án trực tiếp chỉ đạo tổ chức thực hiện.
-Trưởng Ban Quản lý dự án trực tiếp làm Trưởng ban Tổ chức các lớp tập huấn và chỉ định các giảng viên, trợ giảng, cán bộ tổ chức, phục vụ và địa điểm tổ chức tập huấn.
Công tác thanh quyết toán, tiếp nhận vàphân phối vật tư:
-Thanh quyết toán phải dựa trên văn bản hướng dẫn chính thức của Ban quản lý dự án Trung ương (có dấu đỏ), Kế toán dự án chỉ được phép thanh quyết toán cho các đoàn công tác khi có báo cáo kết quả hoạt động đã được Trưởng Ban Quản lý dự án phê duyệt và nộp đủ các hóa đơn, chứng từ cần thiết theo đúng quy định.
-Thư ký và Kế toán dự án chịu trách nhiệm tiếp nhận các vật tư, trang thiết bị Dự án và đề xuất với Trưởng Ban Quản lý dự án kế hoạch phân phối cho các Khoa/Phòng có nhu cầu.
-Kế toán lập sổ theo dõi tài sản vật tư dự án, có biên bản giao nhận chi tiết cho từng loại tài sản, lập sổ hao mòn tài sản theo qui định của Dự án.
-Các Khoa/Phòng tiếp nhận tài sản dự án phải có trách nhiệm bảo quản, dán logo Dự án, nếu có hư hỏngphải báo cho Ban Quản lý dự án để có kế hoạch sửa chữa.
-Các Khoa/Phòng có tiếp nhận các vật tư tiêu hao (hóa chất, test chẩn đoán nhanh) phải có báo cáo sử dụng (đã sử dụng, tồn, hết hạn sử dụng, lý do sử dụng…).
Công tác báo cáo các hoạt động và tài chính:
-Thư ký sau khi tổng hợp các báo cáo hoạt động của Ban Quản lý dự án Viện và Ban Quản lý dự án 14 tỉnh hàng tháng, sẽ gửi cho Ban Quản lý dự án Trung ương 2 bản (1 bằng đường E-mail và 1 bản bằng đường bưu điện), lưu tại Văn phòng dự án 1 bản và 1 bản gửi qua đường E-mail cho Trưởng Ban Quản lý dự án.
-Kế toán sau khi gửi báo cáo cho Ban Quản lý dự án Trung ương, lưu 1 bản tại Văn phòng dự án và 1 bản gửi qua đường E-mail cho Trưởng Ban Quản lý dự án Viện.
Công tác tiếp nhận, gửi, và xử lý công văn, báo cáo:
-Văn phòng dự án (Phó Trưởng ban, Thư ký) khi tiếp nhận công văn, tùy vào nội dung công văn phải có ý kiến tham mưu, đề xuất với Trưởng ban về hướng xử lý công văn kịp thời.
-Đối với báo cáo của các Khoa/Phòngvà Ban Quản lý dự án Việngồm 2 bản, 1 bản gửi kèm chứng từ kế toán, 1 bản lưu tại Văn phòng dự án.
-Đối với các báo cáo của Ban Quản lý dự án 14 tỉnh phải được lưu theo từng tỉnh, nếu tỉnh nào chưa nộp báo cáo Văn phòng dự án có trách nhiệm gửi công văn hoặc gọi điện nhắc nhở, đảm bảo 100% đơn vị trong khu vực có báo cáo đầy đủ.
-Các công văn của dự án gửi Bộ Y tế, Ban Quản lý dự án Trung ương và các cơ quan liên quan phải do Văn phòng dự án soạn thảo trước khi trình Trưởng Ban Ban Quản lý dự án ký.
-Đối với các công văn của các Khoa/Phòng gửi địa phương liên hệ công tác để thực hiện các hoạt động của Dự án phải được Trưởng Ban Quản lý dự án ký vàlưu tại Văn phòng Dự án.
Đón tiếp, làm việc với các Đoàn giám sát, kiểm tra:
-Ban Quản lý dự án chỉ được đón tiếp và làm việc các đoàn công tác hoặc cung cấp các báo cáo, tài liệu, số liệu chuyên môn, chứng từ, sổ sách tài chính dự án khi được sự đồng ý của Trưởng Ban Quản lý dự án.
-Các Khoa/Phòng chỉ được làm việc với các đoàn công tác khi có ủy quyền của Trưởng Ban Quản lý dự án và sự tham gia ít nhất của một thành viên trong Ban Quản lý dự án.
Sử dụng kết quả các công trình nghiên cứu, điều tra, số liệu giám sát của Dự án:
-Kết quả các công trình nghiên cứu, điều tra, số liệu giám sát của dự án được coi là tài sản dự án; các tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan muốn sử dụng để báo cáo tại các hội nghị khoa học, đề tài nghiên cứu, luận văn, luận án tốt nghiệp phải được sự đồng ý của Trưởng Ban Quản lý dự án.
-Để đảm bảo lồng ghép giữa hoạt động Dự án QTC PCSR với hoạt động Dự án Quốc gia PCSR các kết quả giám sát chuyên môn của Dự án được chuyển cho các Khoa chuyên môn (Dịch tễ, Côn trùng, Nghiên cứu lâm sàng & điều trị) tổng hợp và xử lý sau khi đã thống nhất với Ban Quản lý dự án để đảm bảo chỉ đạo phòng chống sốt rét kịp thời trên địa bàn khu vực.
Công tác giao ban định kỳ:
-Hàng tháng Ban Quản lý dự án họp định kỳ một lần hoặc đột xuất để để xem xét tiến độ hoạt động, tình hình giải ngân kinh phí, kết quả các hoạt động cũng như những tồn tại trong quá trình thực hiện dự án và hướng xử lý, giải quyết.
-Hàng quý Ban Chỉ đạo dự án họp một lần để đánh giá và rút kinh nghiệm việc thực dự án, đồng thời định hướng triển khai các hoạt động quý sau.
Chức năng và nhiệm vụ của các thành viên trong Ban Quản lý dự án:
Trưởng Ban:
-Chỉ đạo, quản lý và điều hành chung các hoạt động của dự án. Ký phê duyệt thực hiện các kế hoạch, nội dung, thời gian, quyết định thành phần tham gia và kinh phí các hoạt động. Phê duyệt phân phối tàn sản, vật tư dự án cho Khoa/Phòng hoặc cá nhân có liên quan.
-Chỉ định, phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong Ban Quản lý dự án và từng Khoa/Phòng về việc thực hiện các hoạt động của dự án.
-Quyết định thay đổi các thành viên Ban Quản lý dự án nếu thành viên đó không hoàn thành nhiệm vụ hoặc chuyển sang làm nhiệm vụ khác.
-Là người phát ngôn chính thức và duy nhất trước Bộ Y tế, Chương trình quốc gia PCSR, Ban Quản lý dự án Trung ương, các tổ chức Tài chính và các cơ quan đại chúng về các hoạt động của dự án trong phạm vi được phân công.
Phó Trưởng Ban:
-Chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban Quản lý dự án về kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát các hoạt động của Dự án.
-Xem xét các kế hoạch hoạt động, kinh phí chi tiêu, nội dung thực hiện của Thư ký/Kế hoạch, Kế toán Dự án và các Khoa phòng trước khi đề xuất Trưởng Ban Quản lý dự án phê duyệt.
-Đề xuất thành phần tham gia, nội dung, thời gian thực hiện các hoạt động và hướng giải quyết những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện cho Trưởng Ban Quản lý dự án phê duyệt.
Thư ký/Kế hoạch Dự án:
-Phối hợp với Kế toán dự án lập kế hoạch các hoạt động và dự toán kinh phí chi tiết, bao gồm cả điều chỉnh hoặc sửa đổi kế hoạch, kinh phí hàng quý, hàng năm.
-Giám sát, tập hợp, lưu trữ việc gửi báo cáo của Ban Quản lý dự án 14 tỉnh khu vực; viết báo cáo hàng quý, 6 tháng, năm gửi Ban Ban Quản lý dự án Trung ương.
Kế toán:
-Phối hợp với cán bộ Kế hoạch về các định mức chi tiêu trong quá trình lập kế hoạch/kinh phí chi tiết và kế hoạch/kinh phí sửa đổi.
-Chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban Quản lý dự án về nguyên tắc tài chính, các định mức chi tiêu, hóa đơn, chứng từ thanh quyết toán các hoạt động.
-Thanh toán các hoạt động đúng theo kế hoạch, kinh phí kể cả số ngày công tác, mức chi cho các mục trong đợt công tác đã được Trưởng Ban Quản lý dự án phê duyệt.
-Theo dõi các tài sản của Dự án, lập sổ theo dõi hao mòn tài sản, báo cáo thu hoàn thuế GTGT và thuế thu nhập cá nhân (nếu có).
-Lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm gửi Ban QLDA Viện & Trung ương; giấy đề nghị chuyển tiền gửi Ban QLDA Trung ương đúng theo yêu cầu và thời gian.
-Phối hợp với Thủ quỹ trong việc rút tiền tại Kho bạc đúng quy định, đảm bảo đủ kinh phí cho các hoạt động trong tháng, trong quí và cả năm.
Thủ quỹ:
-Quản lý tiền mặt và séc của Ban Quản lý dự án đúng theo qui định; chi trả tạm ứng và thanh toán nhanh chóng, kịp thời, đúng số lượng tiền trên phiếu chi và đúng nguyên tắc thu, chi theo quy định của Ban Quản lý dự án Trung ương.
-Phối hợp với Kế toán lập báo cáo thu chi đúng nguyên tắc tài chính gửi kho bạc, Ban Quản lý dự án Viện & Trung ương và các cơ quan chức năng khác khi được yêu cầu.
Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo dự án.
-Ban Chỉ đạo dự án gồm 6 thành viên (Viện trưởng-Trưởng Ban Quản lý dự án, 3 Phó Viện trưởng, Trưởng Phòng Tài chính-kế toán và Phó Ban Quản lý dự án) do Viện trưởng ra quyết định thành lập.
-Các thành viên trong Ban chỉ đạo dự án có trách nhiệm tham mưu cho Trưởng Ban Quản lý dự án điều phối, huy động nhân lực thực hiện các hoạt động; hỗ trợ cho Ban Quản lý dự án trong việc giám sát các hoạt động dự án 14 tỉnh trong khu vực.
-Tham mưu cho Trưởng Ban Quản lý dự án về quy chế hoạt động dự án, quy chế chi tiêu, định mức chi tiêu cũng như chứng từ, công tác tài chính nói chung và hóa đơn thanh quyết toán các hoạt động dự án nói riêng.
Điều khoản thi hành
1.Quy chế làm việc củaBan Quản lý dự án áp dụng cho tất cả các Khoa/Phòng, cá nhân tham gia các hoạt động Dự án QTC PCSR Viện Sốt rét-Ký sinh trùng-Côn trùng Quy Nhơn.
2.Trong quá trình thực hiện Quy chế có thể bổ sung, sửa đổi phù hợp với thực tế sau khi được Trưởng Ban Quản lý dự án phê duyệt.
3.Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành, những qui định, điều lệ trước đây trái với qui chế này đều bãi bỏ.